Lexikon Organisation

Der schönste Tag im Leben ist, zumindest für das Brautpaar auch einer der Anstrengendsten. Dies will bei der zeitlichen Planung des großen Ereignisses wohl bedacht sein – vor allem, wenn es darum geht, die Termine standesamtlicher und kirchlicher Trauung festzulegen.

Es bedarf schon einer gewissen Kondition, morgens das standesamtliche Ja und bereits mittags oder am Nachmittag den kirchlichen Segen einzuholen. Dazwischen liegen meist noch Sektempfang, Garderobenwechsel und der Termin beim Fotografen, bevor man sich dann endlich den Feierlichkeiten hingeben kann; ein ziemlich enger Terminplan, der akkurat eingehalten werden muss und kaum Toleranzen verträgt.

Besonders hartgesottene Paare verabschieden sich noch am selben Abend oder spätestens am nächsten Tag in die wohlverdienten Flitterwochen, wo sie dann endlich Gelegenheit haben, das im Expresstempo vorbeigerauschte Programm in Gedanken noch einmal Revue passieren zu lassen, um es besser in Erinnerung zu behalten.

Hochzeitsplanung strukturieren

Weniger robuste Naturen lassen es etwas langsamer angehen, machen aus dem Tag der Liebe lieber zwei und kosten jeden Augenblick davon mit Hingabe aus. In diesem Fall folgt die kirchliche Trauung der standesamtlichen einfach mit ein paar Tagen, Wochen oder sogar Monaten Abstand: eine gute Gelegenheit um beide Anläße in unterschiedlich großem Rahmen mit verschiedenen Freundes- oder Verwandtschaftskreisen zu begehen. Und schließlich lassen sich so auch die Kosten in zwei leichter zu verkraftende Portionen aufteilen.

Planung ist das halbe Leben…

Vergessen darf man aber nicht: eine gründliche Planung ist die halbe Organisation der Hochzeit. Ganz wichtig bei jedem Zeitplan – ein Zeitpuffer. Das heißt, man plant für alles mehr Zeit ein, als nötig scheint. Denn was für jedes umfangreiche Projekt gilt, das gilt auch für eine Hochzeit: am Ende dauert alles länger als erwartet, und immer kommt etwas Unvorhergesehenes dazwischen! Wenn man dann einen Zeitpuffer eingeplant hat, kann man in aller Gemütsruhe das Problem aus der Welt schaffen. Grundsätzlich gilt: je früher man mit der Planung beginnt, um so besser.

Leseempfehlungen:

Alles zur kirchlichen Trauung finden Sie hier: Kirchliche Trauung

Hintergründe zur standesamtlichen Trauung: Standesamt

Zehn Gebote der Hochzeitsorganisation

  1. Die kürzeste Hochzeitsvorbereitung beträgt nach dem Wegfall des Aufgebots vom 1. Juli 1998 theoretisch nur noch wenige Minuten: sind alle Unterlagen korrekt, kann nach der Anmeldung zur Eheschließung diese sofort erfolgen. Die kleinste Hochzeitsgesellschaft kann aus nur noch zwei Personen bestehen: nämlich dem Brautpaar. Die beiden Trauzeugen sind nicht mehr Pflicht.
  2. Ob kirchlich oder nur standesamtlich, ob in größerem oder in kleinem Rahmen: der Geldgeber kann zwar die Höhe des Hochzeitsbudgets festlegen, die Art der Hochzeitsgestaltung sollte aber das Brautpaar selbst bestimmen.
  3. Man sollte einen detaillierten Aufgaben- und Terminplan aufstellen und diesen ständig überprüfen. Am besten legt man sich einen „Hochzeitsordner“ zu, in dem sämtliche Unterlagen über die Hochzeit gesammelt werden.
  4. Auch bei nur zehn Gästen ist eine Gästeliste ratsam. Für die Einladungen, für die Hotelreservierungen, beim Schreiben der Tischkarten und auch bei den Danksagungen gilt: die Gästeliste ist die Basis für die Organisation.
  5. Man muss nicht alles selbst organisieren. Ein „Hochzeitsauschuß“ zu bilden ist hierbei eine gute Idee. Jedes Außchußmitglied bekommt eine, seinen Fähigkeiten entsprechende Aufgabe. Man wird staunen, welche Talente in Freunden und Verwandten schlummern.
  6. Bei einer größeren Feier mit Programm sollte unbedingt ein Organisator für den Festverlauf engagiert werden. Er kümmert sich um die Entgegennahme der Geschenke, er notiert, wer was geschenkt hat, er bestimmt die Reihenfolge der Gästedarbietungen und er trommelt die Gäste fürs Gruppenfoto zusammen; kurz: er sogt für einen reibungslosen Ablauf des Festes.
  7. Wenn das Hochzeitsfest mittags beginnt und sich bis in die Nacht hinzieht, sollten man einen genauen Tagesablauf ohne längere Leerlaufzeiten planen. So ist man immer vorbereitet, falls Langeweile aufkommen sollte. Wenn sich die Gäste so gut amüsieren, dass Spiele oder Unterhaltungsdarbietungen nur stören würden – um so besser.
  8. Schwierig wird es oft, wenn die Brautmutter und die Schwiegermutter zusammen mit der Hochzeitsorganisation betraut sind. Machtkämpfe sind hier nicht selten vorprogrammiert. Häufig allerdings ist die Brautmutter die bessere Beraterin.
  9. Das Fest sollt auch gründlich geprobt werden: die Braut sollte sich im Vorfeld schon einmal kleiden und schminken wie es dann am Hochzeitstag sein soll. Im Restaurant sollte das Hochzeitsessen schon vorher mal ausprobiert werden und der Brautwalzer darf ruhig im Wohnzimmer schon mal geübt werden – und man darf sich auch ruhig freuen, wenn dabei mal etwas schief läuft. Wie bei den Generalproben im Theater ist es auch bei einer Hochzeit: je mehr bei der Probe schief geht, desto weniger wird beim eigentlichen Fest misslingen. Und ansonsten: kleine Pannen können das Salz der Hochzeitsfeier sein.
  10. Zu guter Letzt: Brautleute brauchen Mut! Man muss sich nicht sklavisch an irgendwelchen Vorgaben halten. Besser ist es, sich einfach inspirieren zu lassen und dann seine ureigenen Weg zu gehen. Denn was für die Ehe und das Leben gilt, gilt auch für die Organisation einer außergewöhnlichen Hochzeit: eine einmalige, nicht genutzte Gelegenheit kommt meist nicht wieder.

Zeitliche Planung der Hochzeit

Ihr ein grober Planungsablauf für Sie als Orientierung.

12 bis 6 Monate vor der Hochzeit

Jetzt sollte man sich Gedanken über den grundsätzlichen Rahmen der Hochzeit machen – wie möchte man heiraten: standesamtlich und auch kirchlich?

Wann passt es dem Brautpaar und den wichtigsten Gästen? Der Hochzeitstermin wird festgelegt. Beachten sollte man dabei auch Feiertage und Urlaubszeiten.

Mit wem möchte man feiern? Eine erste, vorläufige Gästeliste wird zusammengestellt.

Welche Trauzeugen möchte man haben. Trauzeugen sind heute auf dem Standesamt nicht mehr nötig, in der katholischen Kirche kann man jedoch nicht drauf verzichten. Es können zwei oder auch mehr Trauzeugen benannt werden. Jedoch nur zwei dürfen in der Kirche unterschreiben.

Wie hoch ist das Hochzeits-Budget? Ein erster Kostenplan ist jetzt schon durchaus sinnvoll.

Wer bereits konkrete Vorstellungen hat, stellt jetzt ein Drehbuch zum Ablauf des Hochzeitstages auf.

Papiere fürs Standesamt sammeln: die eigentliche Anmeldung zur Eheschließung ist frühestens ein halbes Jahr vorher möglich. Reservierungen nehmen viele Standesämter aber auch schon früher entgegen.

Noch 6 Monate bis zur Hochzeit

Zur standesamtlichen Trauung anmelden. Günstig ist der jeweils letzte Termin des Tages, dann kann man den Sektempfang vor dem Rathaus noch etwas ausdehnen. Man kann übrigens in jedem Standesamt der Bundesrepublik heiraten – es muss nicht unbedingt das Heimatstandesamt sein.

Zur kirchlichen Trauung anmelden. Als Dokumente benötigt man den sog. Taufschein (gibt es beim Taufpfarramt). Katholische Pfarrer empfehlen, ein sog. Ehevorbereitungsseminar zu besuchen. Fall man aus der Kirche ausgetreten ist und trotzdem eine Zeremonie wünscht, bieten freiberufliche Pfarrer ihre Dienste an.

Festkalender (mit Polterabend, Junggesellenabschied, Empfang, Hochzeitsessen, Tanz etc.) ergänzen.

Restaurant/Hotel für die Hochzeitsfeier reservieren. Auf jeden Fall ein Testessen vereinbaren.

Falls man nicht im Lokal feiern möchten, Angebote von Hochzeits-, Party- oder Veranstaltungsservices einholen. Gegebenenfalls Zelt mieten.

Im Familien und Freundeskreis nach freiwilligen Helfern für die Organisation suchen.

Musiker für Kirche und Fest suchen: Band, DJ, Organist, Solosänger, Gospelchor etc.

Ist noch weiteres Unterhaltungsprogramm geplant? Wie wäre es mit einem Zauberkünstler oder einem Feuerwerk?

Hochzeitskutsche/Oldtimer für die Fahrt zu Kirche/Standesamt reservieren.

Termin mit Fotografen abklären.

Erste Informationen zu Brautkleidern einholen, Stil des Kleides festlegen. Achtung: manche Kleider haben recht lange Lieferzeiten.

Noch 5 Monate bis zum großen Tag

Ist das Traumkleid gefunden? Dann sollten jetzt auch die dazu passenden Accessoires (Schleier, Tasche, Schuhe, Dessous etc.) ausgesucht werden.

Engste Familienmitglieder (Brautmutter/Brautjungfern etc.) über eventuelle Kleiderwünsche informieren. Möchte man vielleicht, dass Hüte getragen werden?

Gästeliste auf Vollständigkeit überprüfen. Wer kommt zu Polterabend, Empfang und Kaffeetrinken, wer später zum Essen zw. Tanz?
Preisangebote von Druckereien für Einladungs-, Tisch-, Menü- und Danksagungskarten einholen.
Bleibt man in seinem Budgetrahmen? Kostenplan überprüfen.

Noch 4 Monate

Welche Geschenke wünscht man sich? Alternative zur Geldhochzeit: Hochzeitsliste/Hochzeitstisch im Porzellanfachgeschäft zusammenstellen.

Anzug für den Bräutigam und passende Accessoires (Weste, Schleife, Krawatte, Hemd, Schuhe etc.) aussuchen.

(Sonder-) Urlaub beim Arbeitgeber beantragen. Meist gibt es 2 Tage Sonderurlaub. Im Tarifvertrag nachschauen.

Wo soll die Hochzeitsreise hingehen? Kataloge/Reiseführer wälzen und Traumreise buchen!

Noch 3 Monate bis zur Hochzeit

Hotelzimmer/Suite für die Hochzeitsnacht buchen. Am besten eignet sich natürlich das Hotel, in dem auch gefeiert wird. Nach Sonderkonditionen fragen.
Hotelzimmer für auswärtige Gäste reservieren.

Einladungskarten drucken lassen, am besten zeitgleich mit den anderen Hochzeitsdrucksachen wie Tisch- und Menükarten sowie Danksagungen. Für weitere Tipps ud Tricks zu Hochzeitskarten lesen Sie bitte den folgenden beitrag: Hochzeitskarten

Über Ehevertrag nachdenken und evtl. zum Notar gehen. Man muss einen Ehevertrag aber nicht unbedingt vor der Hochzeit abschließen – es geht auch während der Ehe.

Was tragen die Blumenkinder? Wer spezielle Vorstellungen hat, sollte sich auch an den Kosten für die Kleider beteiligen.

Trauringe aussuchen oder Verlobungsringe gravieren lassen.

Noch 2 Monate bis zur Traumhochzeit

Einladungskarten, am besten mit Rückantworten und Anfahrtsplan, verschicken. Mehr zur Einladung hier: Hochzeitseinladungen

Mit dem Pfarrer den Ablauf der Trauung durchsprechen. Musik, Blumenschmuck, Trauspruch, Fürbitten nicht vergessen! Darf der Fotograf während der Trauung fotografieren?

Mit dem Fotografen die Hochzeitsfotos absprechen. Studioaufnahmen oder Fotos im Freien? Gruppenfoto oder Aufnahmen von den Blumenkindern?

Sind Impfungen für die Hochzeitsreise nötig? Sind die Reisepäße/Personalausweis noch gültig? Achtung – z.B. Flugtickets sollten noch unter dem alten Namen gebucht werden – schließlich sind die Papiere am Tag nach der Hochzeit noch nicht umgeschrieben.

Noch 1 Monat bis Tag X

Programmheft für die kirchliche Trauung entwerfen und drucken lassen. Weitere Infos zum Programm- bzw. Kirchenheft finden Sie hier: Kirchenheft zur Hochzeit

Mit dem Restaurant den genauen Menü- und Getränkeplan sowie den Tischschmuck durchsprechen.

Probetermin für die Hochzeitsfrisur machen und absprechen, wann der Friseur am Hochzeitstag kommt. Gleiches gilt für Make-up!

Eventuelle Termine im Sonnenstudio vereinbaren.

Blumen für die Hochzeitsfeier bestellen: Brautstrauß, Reversanstecker, Kirchenschmuck, Autoschmuck, Tischschmuck im Restaurant, Blumenkinder etc.

Wer kommt wie zur Kirche bzw. zum Restaurant? Möchte man einen Hochzeits-Konvoi durch die Stadt?

Hochzeitstorte ordern. Nicht vergessen die Lieferadresse anzugeben!

Gästebuch besorgen. Vielleicht macht ein Freund Polaroidaufnahmen von den Gästen, die dann ins Gästebuch eingeklebt werden können!

Helfer für die Feier zu Hause organisieren. Wer hütet während der Trauung das Haus und nimmt Geschenke in Empfang?

Eine Liste führen, vom wem welches Geschenk schon vor der Hochzeit angekommen ist. Diese Liste kann am Hochzeitstag weitergeführt werden. Ist wichtig für die Danksagungen. Mehr zum Thema Danksagungenerfahren Sie hier: Danksagung und Dankestexte zur Hochzeit

Nur noch zwei Wochen

Überprüfen, ob man weiterhin im finanziellen Rahmen bleibt.

Die Gästeliste anhand der Rückantworten checken.

Falls ein Hochzeitstisch im Fachgeschäft angelegt ist, sollte dieses darüber informieren, wohin die Geschenke geliefert werden sollen.

Die Tischordnung aufzeichnen und diese dem Restaurant mitteilen.

Hochzeitsanzeige in der Zeitung aufgeben.

Unbedingt die Brautschuhe einlaufen.

An Strumpfhosen gedacht? Am besten gleich zwei kaufen, falls eine reißt!

Route vom Standesamt/Kirche zum Restaurant abfahren. Gibt es evtl. Parkplatzprobleme oder Baustellen auf dem Weg?

Reisevorbereitungen für die Flitterwochen treffen, Reiseversicherung Kreditkarten, Travellerschecks und ausländische Währung nicht vergessen.

Friseurtermin für den Bräutigam vereinbaren.

Nur noch eine Woche bis zur Hochzeit

Nachbarn über Polterabend informieren (evtl. gleich dazu einladen).
Gästeliste durchgehen und Restaurant über genau Menüanzahl informieren.

Nur noch einmal wach werden

Am Abend vor der Hochzeit Koffer für die Hochzeitsreise packen.
Geld für Blumen- und Geschenkboten und die Kollekte bereithalten.

Handtasche der Braut packen (Ersatzstrumpfhose, Make-up, Nähzeug, Kopfschmerztablette, Deo, Kamm etc.).

Ringe und Papiere bereitlegen.

Tief durchatmen und sich auf das Fest freuen!

Hochzeitsorganisation: Leseempfehlungen

Wenn Sie die Planung Ihrer Hochzeit weiter organisieren und strukturieren möchten, empfehlen wir Ihnen diese beiden Beiträge: Hochzeitsplaner und Hochzeit planen mit Hochzeitsplaza.de.

Des Weiteren sollte der bürokratische Aufwand der Hochzeitsorganisiation nicht unterschätzt werden! Welche Dokumente Sie benötigen erfahren Sie hier: Dokumente für standesamtliche Trauung sowie Dokumente für kirchliche Trauung.